Optimiser les coûts de fonctionnement de son entreprise

La réduction des coûts est devenue un des enjeux prioritaires pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leur budget. Ainsi, 97% de celles interrogées déclarent que c’est le défi numéro 1 qu’elles doivent relever en 2015. En effet, de nombreuses charges imputent la rentabilité d’une société au cours de sa vie et le contexte économique de ces dernières années les engage à plus de vigilance.

Afin d’améliorer cette rentabilité, il est nécessaire de s’interroger sur la gestion des coûts : achats, frais de fonctionnement, imposition…  Bien souvent, la mise en place d’audits peut mettre en lumière un certain nombre de points à optimiser et les méthodes à instaurer pour réduire certains frais. Zoom sur les idées phares qui peuvent générer un bon nombre de changements dans la gestion d’une organisation et permettre ainsi de dégager plus de rentabilité.

Voir graphique : les principaux défis des entreprises

Levier 1 : Réaliser un audit de fonctionnement et recenser les coûts des frais généraux

Dans les frais de fonctionnement d’une entreprise, les frais généraux désignent le chauffage, l’électricité, la bureautique, les déplacements professionnels, les frais de bouche… Ceux-ci relèvent bien souvent de tout un chacun. La première tâche est donc de recenser les frais puis d’identifier le circuit de décision/validation avec la nature des frais, leur montant annuel et leur responsable.L’audit vous permettra de lister ceux-ci puis d’engager des actions concrètes, comme par exemple :

– Développer les visioconférences (outil Webex ou Skype Entreprise) pour éviter les déplacements physiques du service commercial,

– Opter pour un chauffage économique,

– Acquérir un outil de pilotage de transport pour réduire la facture énergétique liée au carburant.  Peut-être vous rendrez vous compte que vous pouvez aussi automatiser un flux de tâches en déployant des workflows (relance de facture, validation de congés …) et ainsi, gagner du temps !

Levier 2 : Optimiser vos achats et tester la location

De nombreuses entreprises sont encore propriétaires de flottes automobiles ou de biens immobiliers. Travaillez sur vos actifs en faisant évoluer votre mode de consommation de ce type de bien. Privilégiez le mode locatif au mode achat afin de vous générer plus de flexibilité dans la gestion de vos différents parcs. Cela évite l’immobilisation inutile de ces actifs. Sans devoir être limité par votre nombre de voitures, vous pouvez opter au besoin pour des services d’auto-partage de véhicules comme Marguerite à Nantes.

En matière informatique, vous pouvez aussi faire des économies en exploitant vos logiciels en mode SaaS, ce qui vous permet de payer mensuellement leur utilisation, sans devoir payer la licence initiale et l’hébergement de ces applicatifs en interne. Bien souvent, ce matériel doit être maintenu à jour pour rester performant. Libre à vous de faire alors appel à un hébergeur local spécialisé dans l’hébergement serveurs VPS comme Openhost (Nantes) ou encore un acteur de cloud public comme Amazon qui vous garantiront une mise à jour des outils et un support qualitatif. L’approche reste néanmoins très différente entre l’hébergement local et européen et un hébergement soumis au Patriot Act.Ainsi, réfléchir à l’externalisation de certains postes (passant alors en mode OPEX comme étant un coût d’exploitation) peut ainsi être une bonne façon de rationaliser vos coûts. Les services en SaaS sont par exemple de plus en plus utilisés (messagerie d’entreprise, applications métier type paie, comptabilité, …) car ils sont flexibles et génèrent des économies.

Levier 3 : Réajuster le processus d’achat

Toute entreprise dispose de contrats en cours avec des fournisseurs (téléphonie, énergie, frais bancaires…). N’hésitez pas à renégocier régulièrement au minimum aux dates d’échéance et tous les deux ans, et si besoin, lancez un appel d’offres si cela est possible. Mutualisez les achats si plusieurs services de l’entreprise ont des besoins communs pour ainsi consolider le besoin et augmenter votre pouvoir de négociation.

Levier 4 : Développer des outils de reporting et mesure

Définir, mesurer, analyser : effectuez un suivi des actions pour voir si vous vous orientez vers la bonne direction, cela sera toujours plus fructueux que d’avancer à l’aveugle. Si un collaborateur a des dépenses exagérées de carburant par exemple, il est important de l’en avertir et pour cela, encore faut-il le savoir. Le fait de mesurer les actions génère des comportements plus vertueux et permet également de mettre en place de bonnes pratiques. Ainsi, sans entrer dans une forme de contrôle des collaborateurs, l’idée est de pouvoir former et informer les troupes de la manière de contribuer, chacun à son échelle, à la réduction des coûts.